Comment fonctionne Quickbooks, logiciel de gestion comptable

Le fonctionnement de Quickbooks Intuit

Quickbooks est une gamme de logiciels de gestion créée par la compagnie Intuit. Cette entreprise se spécialise dans les solutions de gestion pour les particuliers, les entreprises, la comptabilité et la fiscalité. Intégrer Quickbooks à votre entreprise permet de simplifier le suivi du temps de votre entreprise.

Automatiser certains processus

Les entreprises utilisent Quickbooks pour automatiser certains processus, comme gérer les factures, les paiements et certaines tâches de comptabilité. Ce logiciel est également efficace pour garder la trace des dépenses, payer les factures et faire une gestion de la paie assidue et exacte.

Nous allons vous éclairer concernant les différentes fonctionnalités du programme afin que vous puissiez bien comprendre comment fonctionne Quickbooks.

Gestion des revenus, factures, dépenses, stocks et taxes de vente: comment fonctionne Quickbooks Intuit?

Pour faire la gestion des revenus sur Quickbooks, vous devez tout d’abord entrer vos informations bancaires. Le logiciel télécharge ensuite les opérations bancaires et les transferts de vos comptes bancaires dans la section « Pour révision ».

Gérer et catégoriser vos transactions

À partir de cette section, vous pourrez facilement gérer et catégoriser les transactions de vos comptes bancaires. Le logiciel ne fait pas automatiquement la classification de ces opérations à moins que vous n’ayez déjà entré vos règles bancaires.

Appliquez automatiquement vos taxes de vente

Quant aux taxes de vente, vous pouvez entrer les taxes pertinentes pour que le logiciel les applique automatiquement à vos produits et services. Il y a également une option automatique pour les entreprises afin de simplifier le processus.

Génération des rapports financiers

Dès le moment où les informations de votre compte bancaire sont classifiées, vous pourrez utiliser différentes méthodes pour visionner vos:

• Revenus
• Dépenses
• Ventes
• Rapports financiers multiples, utiles pour lire les états financiers tels que des documents comme le rapport sur les pertes et profits, le rapport de bilan.

Informations clés sur votre entreprise

Comment utiliser Quickbooks à son plein potentiel? Pensez à utiliser des indicateurs de rendement. C’est la meilleure façon de vous aider à atteindre vos objectifs. Ces informations vous permettent d’analyser vos stratégies d’affaires pour voir le progrès. Afin d’être efficaces, les IPC doivent tenir compte des critères suivants:

• Objectifs quantifiables et réalisables
• Historique et calendrier
• Plusieurs variables en fonction de votre entreprise et de vos objectifs

Comment fonctionne Quickbooks pour le traitement de la paie?

Gérer la paie n’a jamais été aussi facile qu’avec Quickbooks. Vous pouvez: 

• Activer ou désactiver le paiement direct 
• Effectuer des paiements de cotisations sociales
• Configurer un horaire de congé et en faire le suivi dans le traitement de la paie
• Gérer le traitement de la paie automatiquement
• Configurer des retenues volontaires

Comment fonctionne Quickbooks pour la comptabilité de votre entreprise? 

La première étape est de visiter le site web d’Intuit et de trouver le forfait qui convient le mieux à vos besoins. Par exemple, une entreprise ayant plusieurs clients ou comptes fournisseurs internationaux sera plus avantagée par Quickbooks Essentials, Plus ou Advanced, car ces logiciels de comptabilité offrent la formule multidevise qui permet de gérer les transactions internationales. 

Une application mobile est disponible

Il y a aussi une application mobile sur IOS et Android qui permet d’obtenir des informations importantes sur vos comptes, tels que les revenus et les dépenses, même à distance.

Quels sont les avantages de Quickbooks?

Intuit vous offre un essai gratuit de 30 jours. Pendant cet essai gratuit, vous pourrez apprendre comment fonctionne Quickbooks et découvrir s’il s’agit de la bonne solution pour vous. Puis, pour utiliser la solution infonuagique de Quickbooks en ligne, vous devez vous abonner à Quickbooks avec une souscription mensuelle ou annuelle. Voici maintenant quelques-uns des autres avantages d’intégrer Quickbooks dans votre entreprise.

Facilite la gestion de la facturation

Envoi instantané de factures personnalisées et relance client par courriel depuis un PC, un Mac, une tablette ou un smartphone. Quickbooks vien révolutionner la gestion des factures clients en vous évitant des piles de documents à analyser. La facturation et le recouvrement sont toujours à jour et les fonctions de suivi, de dépôt direct et de rappel accélèrent les flux financiers et améliorent la trésorerie.

Comment fonctionne Quickbooks pour l’importation des écritures de banque ?

Importation des écritures de banque grâce à la synchronisation avec la banque en ligne. Cette fonctionnalité permet de sauver un temps considérable: elle supprime la saisie des écritures de banque et les écritures d’achat, évite les erreurs de saisie dans les montants et l’affectation de la charge est proposée lors du pointage. Le rapprochement bancaire se fait rapidement en cliquant sur les écritures à valider ou à exclure.

Suivi de votre entreprise en temps réel

Suivi du chiffre d’affaires et de la trésorerie en temps réel. Quickbooks calcule en instantané la trésorerie et affiche le montant des liquidités à disposition. Toutes les données financières, flux de trésorerie, sont à portée de main et accessibles en un clin d’œil. 

La visibilité des soldes bancaires est claire

Pour chaque compte, le logiciel affiche le solde théorique présent dans Quickbooks et le solde en banque. D’un simple clic, il est possible d’accéder aux écritures à valider, exclues, et à celles présentes dans Quickbooks.

Le suivi de la performance 

Mise en place de comptes rendus permettant de suivre les performances de l’entreprise: la rentabilité est analysée en temps réel, sans attendre un ou plusieurs mois pour établir une situation comptable. Le gestionnaire peut ainsi prendre des décisions éclairées et sans perdre de précieuses semaines. 

Par exemple, il peut analyser les écarts entre le chiffre d’affaires et les prévisions avec le service commercial, ou les différences entre le budget et les dépenses. Il lui est aussi plus facile de détecter les imprévus, de revoir les budgets et de donner des consignes pour restreindre certains postes de dépenses.

Comment fonctionne Quickbooks pour faciliter la communication avec votre comptable ?

Accès direct pour le comptable aux comptes de la société: plus besoin de venir dans les locaux de l’entreprise pour travailler sur les comptes et facturer des heures de déplacement au client. Une fois qu’il dispose d’un accès autorisé, le comptable accède depuis son cabinet à la comptabilité de la société et travaille plus rapidement et plus régulièrement sur le dossier.

Gain de productivité pour votre comptabilité

Gain de temps pour le paiement des factures: Quickbooks permet le paramétrage de règlements récurrents, le paiement de multiples factures et fournisseurs en même temps, et la création de chèques depuis partout et en tout temps.

L’accessibilité de votre comptabilité

Comptabilité accessible depuis partout et à tout moment: les utilisateurs autorisés peuvent se connecter en tout temps depuis un PC, un Mac, une tablette ou même un smartphone et même gérer la comptabilité en télétravail.

Travailler sur Quickbooks facilite le recouvrement

Recouvrement plus facile et plus efficace: le logiciel peut afficher le montant des factures impayées en distinguant celles en souffrance et celles non échues, ainsi que les montants déposés et non déposés. Les photos des reçus peuvent être stockées dans Quickbooks mobile.

Suivi du rendement des employés

Suivi synthétique des heures travaillées: il permet de suivre le rendement de chaque employé et de préparer la paie. Les heures facturables sont suivies et ajoutées directement aux factures des clients. Quickbooks peut même aller chercher automatiquement les heures notées dans TSheets, Google Agenda, Ebility, ou ClockShark.

Aucune mise à jour

Pas de mises à jour à faire, la solution Quickbooks n’étant pas chargée sur un ordinateur, mais en accès full web.

L’intégration de Quickbooks à votre comptabilité par adsom

adsom est un cabinet comptable à Montréal au service des PME depuis plus de 25 ans. Nous offrons une gamme complète de services de comptabilité et de fiscalité afin de répondre à tous vos besoins. Nos CPA qualifiés sont en mesure d’intégrer Quickbooks à votre comptabilité ou pour le suivi de vos employés.

L’expertise d'adsom vous permet de faciliter votre comptabilité

Notre expertise nous permet également de faciliter votre tenue de livres et votre comptabilité.

Pour apprendre comment fonctionne Quickbooks afin d’utiliser ce logiciel à son plein potentiel, choisissez l’intégration par un CPA professionnel du cabinet adsom.

Contactez adsom pour l’intégration de Quickbooks à votre comptabilité

Pour toutes questions concernant le fonctionnement de Quickbooks, n’hésitez pas à contacter notre cabinet comptable. Nous sommes ravis de vous apprendre comment fonctionne Quickbooks et de vous aider à atteindre vos objectifs de rendement à travers l’utilisation de logiciels de gestion comptable adaptés à la réalité de votre entreprise. 

FAQ Fonctionnement de Quickbooks

Pourquoi utiliser Quickbooks?

Des petites entreprises aux PME ou pour les entreprises ayant des clients internationaux, Quickbooks est un logiciel qui vous permet de sauver un temps précieux sur la tenue de livres et votre paperasse en général. Ce logiciel se charge de certaines tâches de comptabilité, vous permettant ainsi de rediriger vos efforts là où vous aurez le plus d’impact. De plus, les rapports sont faciles à générer ou à personnaliser. D’abord et avant tout, Quickbooks vous permet d’avoir un regard net sur les états financiers de votre entreprise. Vous pouvez donc prendre des décisions réfléchies, ce qui vous aidera à atteindre vos objectifs plus facilement.

Quel est le coût de Quickbooks? 

Le prix de Quickbooks varie en fonction du modèle sélectionné ou de la souscription choisie. Ils offrent cependant un essai de 30 jours gratuit, ce qui vous permet de découvrir comment fonctionne Quickbooks et d’en apprécier tous les avantages avant d’acheter.

Comment installer le logiciel Quickbooks? 

La première étape est de faire la configuration initiale. Avant de commencer à créer vos factures ou suivre les paiements et dépenses, vous devez tout d’abord entrer les informations importantes de votre compagnie et de vos détails de comptabilité. 

Les informations sont le nom de l’entreprise, l’adresse physique, l’adresse électronique, le téléphone et le site web de l’entreprise. Ces informations pourront également apparaître automatiquement sur vos factures ou vos formulaires de ventes. Voici les autres étapes pour une installation réussie de Quickbooks:

• Entrez la date de début et fin de l’année fiscale
• Choisissez votre méthode de déclaration de revenus 
• Choisissez votre devise (CAD, USD, Euro, etc.)
• Ajoutez votre logo
• Configurez vos taxes de vente et vos termes de paiements

Comment ajouter les taxes dans Quickbooks?

Vous pouvez les ajouter manuellement par l’onglet Taxes, puis taxes de vente. Vous y trouverez un menu déroulant où vous pourrez sélectionner vos taxes ou en ajouter au besoin. Par la suite, il suffit de sauvegarder.